<각 제품인증시스템과 관련된 평가 절차 및 인증과정에 대한 정보>

인증 유형(스킴) 및 인증 대상 품목

인증신청 및 평가

<인증신청 절차서(QP-10)>

• 신청서 작성
  • 의뢰자는 인증신청 절차에 따라 KARSE 인증 신청서(QP-10-F01)를 작성하고, 구비서류를 제출하여야 한다.
  • 신청서에 대한 작성방법은 다음과 같다.
    • 회사의 일반현황
      신청업체의 품질수준을 간접적으로 판단되는 자료로써 신청공장의 소재지, 연락처, 자본금, 종업원 수 및 공장규모 등을 상세하게 구분하여 기록하며, 이는 심사 시에 객관적인 자료로 활용되고 인증 후에도 해당부서에서 사후관리 정보로 활용한다.
    • 신청품목
      • 신청제품을 정확하게 확인하고 인증표준에서 사용하고 있는 명칭을 기재하며, 필요시 종류(등급)란은 인증신청의 실질적인 범위를 나타내므로 인증표준을 반드시 확인하여 정확하게 기재하여야 한다.
      • 해당 제품인증을 받고자 신청품목에 대해 전년도 판매실적 및 금년도 판매계획 을 기재하여 신청업계에 대해 수요를 파악할 수 있는 자료로 활용되도록 한다.
    • 기타사항
      • 의뢰자가 알고 있는 경우, 인증시스템 및 인증표준 번호를 기재한다.
      • 신청업체가 신청내역 이외의 사항을 기재하는 것으로서 예를 들면 신청업체 담당자 및 타 인·허가사항을 상세하게 기재한다. 이는 신청공장의 품질수준을 간접적으로 판단하는 자료로 활용되고, 직접적으로는 평가준비 및 평가 절차(QP-11)에 따라 심사계획 수립 시, 이를 이용할 수 있다.
        특히, 해당마크 인증에 대한 종류 추가, 확대의 경우는 이미 인증 받은 인증서 원본을 첨부하여야 하며, 인증 받은 품목이 많을 경우 그 현황을 추가로 첨부하여도 좋다.
• 신청
  • 의뢰자는 해당 제품인증에 대해 구비서류를 첨부하여 신청하여야 한다.
  • 신청서의 제출은 예비심사의 성격을 갖고 있으므로 심사 전 준비사항, 앞으로의 처리 절차 등을 충분히 공지한다.
  • 구비서류
    • 대표자 서약서(QP-10-F02)
      제품인증을 받고자하는 인증신청업체 대표자의 서약서를 첨부한다.
    • 사업자등록증 사본
      제품인증을 받고자하는 소재지를 확인하고자 사업장이 등록되어 있는 소재지 사본을 첨부한다.
    • 상품 설명자료
      제품인증을 받고자 하는 제품에 대해서 자세히 작성하여 설명자료 및 필요시 카달로그를 첨부할 수 있다.
    • 법적 의무 인증 증빙 자료
      제품인증을 받고자 하는 제품에 대한 법적 의무 인증을 받은 사실을 증명할 수 있는 자료를 첨부한다.
    • 인증신청업체가 특정 판매사 표시를 원하는 경우에는 그 판매사만이 해당 인증모델(종류, 등급, 호칭 포함)을 독점적으로 사용하는 경우에 한하며, 이 경우에는 소정의 증빙서류로 이를 입증하여야 한다.
    • 기타 인증기관의 장이 필요하다고 요청하는 서류
• 신청 검토
  • 인증책임자는 접수된 인증신청서에 대해 다음과 같은 인증신청의 적정성 여부를 검토하여야 한다.
    • 인증 대상의 적정성
    • 인증 대상의 파생모델 여부
    • 인증 신청된 분야와 관련하여 시험기관 또는 심사원의 가용성
    • 인증 대상의 법적 의무 인증 증빙 자료의 진위 여부
  • 인증담당은 신청내용의 검토결과 필요한 경우 의뢰자에게 시험품의 내역 및 기타 시 험에 필요한 자료를 요구하거나 보완을 요청할 수 있으며, 인증시험을 진행할 수 없는 경우에는 즉각 의뢰자에게 통지하여야 한다.
  • 인증담당은 자료보완 요청에 대하여 요청일로부터 특별한 사유 없이 15일이 경과하여도 보완에 응하지 않을 때에는 시험을 받을 의사가 없는 것으로 보고 관련서류는 반송한다.
• 수수료
  인증수수료에 대한 세부사항은 인증수수료 산정 지침서(QI-02)에 따른다.
• 신청정정
  • 상기 4.4항의 신청을 한 후 의뢰자의 사유 또는 기타사유에 의해 신청서류를 정정하려고 하는 경우에는 해당 정정부위에 두 줄을 긋고 수정자의 서명, 수정날짜 및 수정사항을 기재하여 제출한다.
  • KARSE 인증 신청서(QP-10-F01)를 보완하는 경우에는 추후 인증 판정에 의한 결과 전까지 보완할 수 있다.
• 신청 취소
  제품인증을 신청한 후 의뢰자의 사정에 의하여 신청을 철회하고자 하는 경우, 인증판정 전까지 철회가 가능하며, 신청수수료 및 시험수수료 등은 일부가 진행되었을 경우 반환하지 않는다.
• 추가 신청
  제품인증품목에 대하여 인증을 받은 후 동일 품목, 등급 또는 종류를 추가, 확대하려는 경우에는 인증의 확대, 축소, 정지, 취소를 위한 조건 및 사후관리 절차서(QP-15)에 따른다.
• 인증신청 후속업무
  • 인증담당은 인증신청이 확정되면, 해당 정보를 인증심사원에게 전달하여 심사업무가 진행될 수 있도록 한다.
  • 불가피한 사유로 인하여 인증 처리기간을 초과할 경우, 의뢰자에게 지연사유 및 일자를 사전에 통보하여야 한다.
  • 인증담당은 적정하게 인증신청이 접수되었더라도 시험기관 등의 판단에 따라 시험할 가치가 없거나 시험이 불가능하다고 확인될 때에는 의뢰자에게 통보하여야 하며, 관련서류 및 인증시험 수수료는 반환 조치한다.

<평가준비 및 평가 절차서(QP-11)>

심사계획 통보

• 인증책임자는 인증심사계획을 의뢰자와 협의하고, 경영책임자에게 인증심사 계획을 승인받아 그 내용을 심사 5일전까지 의뢰자에게 통보하여야 하며, 통보를 받은 신청업체는 4.6항에서 산출된 심사비용을 납부하여야 한다.
• 의뢰자는 심사팀에 편성된 심사원 또는 심사방법 및 절차 등에 대해 이의가 있을 경우, 변경을 요청할 수 있으며, 심사팀은 변경요청 사항에 대해 인증책임자와 협의하여 필요한 조정을 하거나 심사계획을 변경 조치하여, 재 통보될 수 있도록 한다.

심사준비

• 인증책임자는 심사일정에 준해 심사가 진행될 수 있도록 심사팀에게 공장심사 준비를 요청하며, 심사팀은 심사계획에 따른 심사진행을 위한 자료준비 및 필요한 서식 등을 준비한다.
  (예: 신청서류, 해당 표준 및 심사기준, 공장심사보고서, 시작회의/종결회의 참석자 명단 등)

공장심사

• 공장심사 기준
  공장심사 기준은 KARSE 인증심사 기준(QP-11-F06)에 따르며, 심사기준에서 요구하는 사항을 충분히 숙지하고 그 내용에 따라 심사를 실시한다.
• 공장심사 판정기준은 공장심사보고서의 심사항목에 대하여 해당하는 적합여부를 평가하고, 종합 판정은 적합, 부적합으로 구분한다.
• 공장심사 진행 과정
  • 시작 회의
    심사원이 공장 전체수준을 파악할 수 있는 중요한 회의로서 최고경영자를 포함하여 전 부서의 책임자가 참석하여 통상 다음과 같은 순서로 진행된다.
    • 상호소개
      심사원은 자기소개를 하면서 인사와 명함을 교환하며, 참석한 부서장으로부터 각 부서의 주요업무 및 추진상황의 개략적인 설명을 듣는다.
    • 현황설명
      부서장은 공장규모에 대한 일반현황 및 품질수준, 기술력, 중요 개선사례 및 품질에 대한 현안문제 등을 포함하여 실질적으로 심사에 도움이 되도록 한다.
    • 심사진행에 대한 설명
      심사원의 구성, 심사의 범위, 진행일정, 심사방법 및 주의사항 등 심사기간 동안에 심사와 관련한 제반사항에 대하여 설명하고 협조를 당부한다.
    • 심사원은 시작회의가 진행되는 과정에 시작회의/종결회의 참석자명단(QP-11-F05)을 회람하여 회의참석자 서명을 받아 심사기록으로 관리한다.
  • 심사 실시
    심사원은 시작회의를 종료한 후 심사계획 일정에 맞추어 심사를 진행할 수 있도록 협조요청하고 심사를 진행한다.
    • 심사원은 공장심사 시, 공장심사 보고서(QP-12-F01)에 따라 의뢰자가 제시하는 문서와 시행기록을 근거로, 심사항목별 요구사항의 충족상태에 맞추어 심사를 수행한다.
    • 전 직원이 현 위치에서 정상적으로 작업하도록 한 후, 심사원은 공장심사 보고서 평가항목 등 질문에 필요한 자료를 지참하고, 현장 책임자와 함께 현장을 순회하면서 분야별·개인별 업무의 수행능력 및 숙지정도를 체크하고, 그 적정성을 확인하여 공장 심사에 반영한다.
    • 주로 문제점을 발굴하여 개선사례가 현장에서 적절히 적용하여 성과를 거두고 있는지와 공장심사 보고서에 의한 관리 및 검사의 실시정도를 확인한다.
    • 심사는 생산 활동에 지장이 없고 유효성 및 추적성이 확보 될 수 있도록 실시한다.
  • 해당 개별심사항목의 공장심사기준에 따라 서류를 확인하며 심사하는 것으로서 심사항목별 요구수준, 주요 심사내용, 중요 착안사항 등에 대해 평가한다.
  • 심사결과 정리 및 개선조치 요청
    • 심사원은 심사수행 시, 파악된 결과에 따라 심사결과 및 심사원의 의견을 기술하도록 한다. 필요한 경우, 해당 내용에 대한 명확한 심사결과의 근거를 위해 해당되는 자료의 사본을 첨부할 수 있다.
    • 심사팀은 평가결과에 영향을 미치는 부적합 사항 또는 지적 사항에 대해서는 의뢰자에 의해 확인되도록 하여야 하며, 해당 사항의 검토를 위해 각 심사수행일의 마지막 시간에 심사팀 회의를 실시한다.
    • 심사팀 회의 후 부적합사항 및 개선필요사항에 대해서는 공장심사 보고서(QP-12-F01)의 부적합 보고서를 작성하여 의뢰자에게 제출하며, 만일 의뢰자로부터 이의가 제기되면, 심사팀은 의뢰자에게 이의 제기를 뒷받침할 수 있는 객관적인 증거를 제공하도록 요청한다.
  • 심사보고서 작성 및 종결회의
    • 심사팀은 각 심사원의 심사결과 사항을 종합하여 공장심사 보고서(QP-12-F01)를 작성하며, 각 심사항목별 평가결과를 정리하여 종합판정을 한다.
    • 심사팀은 심사 마지막 부분에 종결회의를 진행한다.
    • 종결회의는 심사원이 공장 전반을 종합적으로 점검하고, 그 결과에 대하여 종합평가를 하는 것이므로 시작회의에 참석했던 최고 경영자 및 각 부서장이 참석하도록 한다.
    • 심사원은 심사결과를 항목별로 잘된 점과 미흡한 점으로 구분하여 종결회의를 준비한다. 종결회의 시, 심사결과를 발표하고 특히, 지적사항에 대하여는 구체적으로 쉽게 설명한다.
    • 심사팀은 심사결과에 대한 이의가 있을 때 의견을 청취한 후 재검토하고 상세히 설명한다. 현장에서 이의가 처리되지 않을 시 이의, 불만 및 분쟁처리 절차서(QP-16)에 따른다.
  • 심사결과 보고 및 서면통보
    • 심사팀은 의뢰자에게 공장심사 보고서를 제공하고, 보고서에 대한 의견이 있을 경우 의견을 제출하도록 요구한다.
    • 심사팀은 부적합 보고서가 발행된 경우, 의뢰자에게 부적합 사항의 시정/개선조치가 완료되기 전까지는 제품심사가 진행될 수 없음을 알려주어야 한다. 다만, 의뢰자와 협의하여 제품심사를 진행할 수 있고, 개선조치 결과는 서면으로 제출할 것을 요청한다.
    • 심사팀은 공장심사 보고서에 대해 인증책임자에게 제출하며, 인증책임자는 보고서를 검토 후에 경영책임자의 승인을 받아, 본회장 명의의 공식적인 문서로 의뢰자에게 송부한다.
  • 조치결과 확인 및 후속조치
    • 심사팀은 의뢰자가 제출한 개선조치 결과에 의해 개선조치 사항에 대한 조치결과와 실행증거의 타당성을 검토하며, 적합한 경우에는 종결처리하고 부적합한 경우에는 재 시정조치를 요청할 수 있다.
    • 인증책임자는 공장심사 결과에서 적합하다고 판정된 경우에는 제품심사가 진행될 수 있도록 조치한다.
  • 공장심사를 면제할 수 있는 경우
    • 공장심사를 면제할 수 있는 경우는 다음 어느 하나에 따른다.
      • 인증을 받은 자가 인증을 받은 품목 중 다른 종류ㆍ호칭·모델을 추가 신청한 경우
        (송풍기의 품목은 익형송풍기, 축류송풍기, 후향익송풍기, 관류송풍기, 사류송풍기, 터널용 제트송풍기, 다익송풍기 등의 종류로 나누어지므로, 표준은 각각 있지만, 하나의 품목으로 간주함)
      • 공장심사에는 합격하였으나 제품시험의 불합격으로 통보를 받은 후, 6개월 이내에 재신청한 경우
      • KS인증을 받은 자(중앙난방용 자동 정유량 시스템분배기, 레인지 후드 등)
      • 본회 해당 인증위원회에서 공장심사를 면제할 수 있는 충분한 이유가 있다고 판단되는 경우
    • 인증의 확대, 축소, 정지, 취소를 위한 조건 및 사후관리 절차서(QP-15)에 따라 해당 될 경우, 공장심사를 면제하고 제품심사만 실시한다.

제품심사

• 시료채취
  • 시료채취는 표준별 KARSE 인증심사기준(QP-11-F06)에 따라 로트의 구성 및 시료수를 정하고 있으며, 현장에서 제품심사를 위한 샘플링을 하게 되는데 충분한 시료를 확보하고 있어야 한다.
  • 시료채취의 공정성 확보를 위하여 시료 채취 시, 공장책임자가 입회하여야 한다.
  • 심사원은 표준별 KARSE 인증심사기준에 따라 제품의 재고량을 파악하고, 모집단 중 대표성을 가지는 시료를 공정하게 채취한다.
  • 시료채취는 KS Q ISO 24153(랜덤 샘플링 및 랜덤화 절차)에 따르며, 난수생성기 프로그램을 이용하여 시료를 채취하고, 공장심사 보고서(QP-12-F01)(11)의 시료채취 내역의 시료수(로트번호)란에 추출된 시료번호도 병기한다. 다만, 수주 생산방식에 따라 생산하는 품목(예: 기계통풍식 냉각탑, 송풍기 등)의 경우 최소 시료수 이상으로 한다.
  • 채취한 시료의 제품시험의 판정기준은 아래 [표 2]와 같다.

    [표 2]

    시료의 크기(n)	판정 기준
    	Ac	Re
    2	0	1
    1	0	1

  • 심사원은 해당 품목의 인증심사기준에 따라 시료를 채취한 후, 위탁계약 절차서(QP-08)와 시료취급 지침서(QI-01)에 따라 처리한다. 이 경우 의뢰인으로 하여금 시료를 운반하게 할 수 있다. 다만, 중량물이나 국내시험기관의 설비 미비 등으로 인하여 시험이 불가능한 경우, 제한적으로 현장시험을 실시한다.
  • 인증과정 중 해당 표준과 부적합이 발생될 경우, 본회는 인증프로세스를 중지(예: 시험 중지)할 것인지, 모든 부적합이 설명된 최종보고서 제출 시까지 진행할 것인지를 결정해야 한다. 그리고 부적합을 제거하기 위해 샘플의 교체 여부를 결정해야 한다. 이를 위하여 다음 두 가지 방법 중에서 선택한다.
    • 인증 프로세스의 남은 부분에 부적합이 영향을 주지 않고 남은 시험과 제품 최종평가에 특별히 영향을 끼치지 않을 경우, 시험기관은 시험을 계속 진행할 수 있다. 본회는 관찰된 부적합사항을 제거하기 위해 샘플을 교체할 것인지를 의뢰자에게 물어봐야 한다. 교체 후, 변경에 의해 기 획득한 시험결과의 변화를 점검하기 위해 부분적인 반복시험을 실시한다.
    • 부적합이 전체 인증프로세스에 부정적 영향을 줄 경우 시험기관은 시험을 중지시켜야 한다. 본회는 부적합사항을 의뢰자에게 통보하고, 새 샘플을 이용하여 인증프로세스를 처음부터 다시 시작한다.
      두 경우 모두, 시험기관은 해당상황을 본회에 알린다.
  • 샘플의 변경(시도) 횟수는 한정적이어야 한다. 2번의 시도가 모두 부정적일 경우, 해당 제품은 인증획득을 할 수 없는 것으로 간주한다.
• 제품시험
  • 위탁시험기관의 제품시험·검사원은 인증대상품목의 시험방법 및 기준에 준하여 시험을 진행하며, 이에 대한 세부사항은 표준별 KARSE 인증심사기준에 따른다.
  • 위탁시험기관은 시험완료 후, 해당 제품의 시험결과(시험성적서)를 작성하여 본회에 제출한다.

인증 절차도

해당 제품 시험비 및 인증 사용료 (KARSE인증 품목 및 인증현황의 인증신청자료 참조)

신청업체 의무

(사)한국설비기술협회 (이하 “갑”이라 한다)와 신청업체(이하 “을”이라 한다)의 권리와 의무

• “을”은 제품ㆍ포장ㆍ용기ㆍ납품서ㆍ보증서 또는 홍보물에 인증 받은 제품이 해당 표준에 적합한 것임을 나타내는 표시를 하거나 이를 홍보 할 수 있다.
• “을”은 인증을 받고 있는 것을 광고 그 외의 방법(판매촉진용 인쇄물 등)으로 제3자에게 표시 또는 설명하는 경우에는 인증을 받은 제품 또는 인증을 받고 있지 않는 제품과 혼돈되지 않게 하여야 한다.
• “을”은 본회로부터 인증 요구사항을 전달받는 경우, 적절한 변경의 이행을 포함하여, 인증 요구사항을 항상 충족하여야 한다.
• 인증이 진행 중인 제품이 생산에 적용된다면, 그 인증제품은 제품 요구사항을 계속하여 충족하여야 한다.
• “을”은 다음 사항을 준수하여야 한다.
  1. 문서, 기록의 조사, 관련 장비, 장소, 구역, 인원/임직원, “을”의 위탁계약자 등의 접근을 포함한 평가
  2. 사후관리의 수행(요구되는 경우)
  3. 불만사항 조사
  4. 관찰자의 참여(해당되는 경우)
• “을”은 인증의 범위에 일치하는 인증에 관한 주장을 한다.
• “갑”이 허위 또는 권한이 없는 것으로 판단할 수 있는 제품인증에 대하여 “을”은 어떠한 표명도 해서는 안 된다.
• 인증이 정지, 취소 또는 만료된 경우, “을”은 인증사실이 언급된 모든 광고물의 사용을 중지하여야 하며, 모든 인증문서는 인증 스킴의 규정대로 조치를 취하여야 하고(예: 인증 관련 문서 반환) 기타 필요한 조치를 취해야 한다.
• 만일 “을”이 인증문서 사본을 다른 사람에게 제공하는 경우, 그 문서는 전체 또는 인증 스킴에 규정한 대로 재 발급되어야 한다.
• “을”은 인증 요구사항 준수와 관련하여 불만 사항을 기록, 보존하고, “갑”이 요구하는 경우에 이러한 기록을 활용할 수 있게 한다. 그러한 불만 및 인증 요구사항을 준수하는데 영향을 미치는 제품에서 발견된 결함에 대하여 적절한 조치를 취하고, 취한 조치는 문서화하여야 한다.
• “을”은 인증 요구사항을 준수하기 위한 능력에 영향을 줄 수 있는 아래와 같은 변경 사항을 “갑”에 통지하여야 한다.
  1. 법적, 상업적, 조직의 지위 또는 소유권의 변경
  2. 조직 및 경영진 변경(예: 핵심경영진, 의사결정 또는 기술직원 변경 등)
  3. 제품 또는 생산 방법의 변경
  4. 연락처 및 생산 장소의 변경
  5. 품질경영시스템의 주요 변경 조치는 문서화하여야 한다.
• “갑”은 인증에 관계되는 업무가 제대로 수행되었는지 여부를 확인하기 위해서 “을”에 대하여 특별사후관리를 진행할 수 있으며, 공장 또는 기타 필요한 장소에 “갑”이 출입하여 공장심사 및 제품심사를 하는 것을 방해하여서는 안 된다.
• ⑫항에 의거하여 공장심사 및 제품심사와 관련되는 비용은 “을”이 부담하는 것으로 하고 해당 수수료는 인증수수료 산정 지침서(QI-02)에 따른다.

분쟁처리 절차

<이의, 불만 및 분쟁처리 절차서(QP-16)>

• 접수
  • 의뢰자 및 이해관계인으로부터 인증업무와 관련하여 제기된 이의, 불만 및 분쟁의 접수는 문서, FAX, 전화, 방문 등으로 할 수 있으며, 품질책임자는 이를 우선적으로 처리하여야 한다. 단, 접수는 다음 각 호의 사항을 명확히 파악하여 불만 접수대장(QP-16-F01)에 기록하고 접수되었음을 해당 의뢰자 및 이해관계인에게 공지하여야 한다.
    • 관계인의 성명(법인의 경우 대표자의 성명) 및 주소
    • 품명 및 종류
    • 해당 인증제품의 업체명
    • 이의, 불만 및 분쟁 사유
    • 기타(구입 장소)
  • 이의, 의뢰자 불만사항이 문서가 아닌 전화, FAX 또는 방문 시의 상담에 의한 경우, 접수자는 불만/이의 처리서(QP-16-F02)에 기록하고 불만 접수대장에 등록한다.
• 불만사항의 처리
  • 품질책임자는 접수된 불만사항의 내용에 대해 다음 사항을 검토하는 동시에, 관련자(내 외부 직원 및 의뢰자)로부터의 진술을 통하여 발생원인을 파악하고, 경영책임자에게 보고한다.
    • 인증심사 업무 처리과정의 불만
    • 인증심사 활동 및 인증결과의 불만
    • 임직원 또는 심사원의 업무대응의 불만
    • 인증제도 운영상의 불만
    • 기타사항
  • 경영책임자는 파악된 불만사항의 원인이 본회의 오류로 인정될 경우, 품질책임자에게 불만의 근본원인 및 재발방지를 위한 필요한 시정조치 방안을 수립하고, 시정하도록 지시한다.
  • 품질책임자는 시정조치 방안을 수립하여 조치하고, 해당 사항에 대하여 불만/이의 처리서(QP-16-F02)에 기재하고 경영책임자의 승인을 받아 불만을 제기한 의뢰자에게 공문서로 통보하도록 한다. 품질책임자는 해당 의뢰자에게 처리 결과에 대한 만족도를 구두, 유선, 문서로서 확인하고, 더 이상의 문제 제기가 없을 경우에는 불만 접수대장(QP-16-F01)에 기록하고 종결한다.
  • 품질책임자는 불만사항의 원인이 인증심사원 또는 인증제도상의 문제인 경우에는 공평성관리위원회에 상정하여 심의할 수 있도록 조치하며, 해당 사항에 대한 해결방안/조치사항을 불만/이의 처리서(QP-16-F02)에 기재하고 위원장의 승인을 받아 불만을 제기한 의뢰자에게 공문서로 통보하도록 한다. 품질책임자는 해당 의뢰자에게 처리 결과에 대한 만족도를 구두, 유선, 문서로서 확인하고, 더 이상의 문제 제기가 없을 경우에는 불만 접수대장(QP-16-F01)에 기록하고 종결한다.
  • 품질책임자는 불만사항에 대한 시정 및 조치내용의 이행상태에 대한 유효성을 확인하고 재발되지 않도록 관리하며, 경영검토 시에 불만처리 내용을 집계하여 보고한다.
• 이의제기 및 분쟁의 처리
  • 품질책임자는 이의제기 및 분쟁사항이 발생하면 경영책임자에게 보고하고, 경영책임자는 이의제기 사항의 해결을 위하여 공평성관리위원회를 소집, 의결을 통하여 해결방안을 결정한다. 다만, 공평성관리위원은 의뢰자와 직/간접적인 이해관계가 없는 사람으로 구성하여야 한다.
  • 공평성관리위원회에서는 원인파악 및 해결방안을 모색하기 위하여 관련자(협회 내·외부 임직원 및 의뢰자)를 배석시켜 추가적인 진술을 청취할 수 있다.
  • 이의제기 사항이 본회의 오류로 인정될 경우, 공평성관리위원장은 품질책임자에게 시정하도록 하고, 이의제기 사항의 근본원인 및 재발방지를 위해 필요한 시정조치 방안을 수립하도록 한다.
  • 품질책임자는 시정조치 방안을 수립하여 불만/이의 처리서(QP-16-F02)에 기재하고 공평성관리위원장의 승인을 받아 해당 의뢰자에게 이의제기에 대한 해결방안/조치사항을 공문서로 통보하도록 한다. 품질책임자는 해당 의뢰자에게 처리 결과에 대한 만족도를 구두, 유선, 문서로서 확인하고, 더 이상의 문제 제기가 없을 경우에는 불만 접수대장(QP-16-F01)에 기록하고 종결한다.
  • 경영책임자는 이의제기에 대한 시정조치의 이행상태에 대한 유효성을 확인하고, 차기 공평성관리위원회에서 이의의 처리결과를 보고하여야 한다.
  • 이의제기 사항이 의뢰자의 잘못으로 판단될 경우에는 해당 의뢰자와 협의하여 처리한다.
• 분쟁내용의 검토 및 처리
  • 이의처리 결과 등에서 의견의 차이로 인하여 의뢰자로부터 분쟁이 발생(구두, 서면)되면, 품질책임자는 분쟁내용을 검토, 원인을 파악하고 경영책임자에게 보고한다.
  • 경영책임자는 원인에 따른 조치를 지시하고, 해당 의뢰자와 협의(구두, 서면 등)를 통해 이를 해소한다.
  • 분쟁사항에 대해서는 원칙적으로 공평성관리위원회에 보고하여, 공평성관리위원회의 의결을 거쳐 궁극적인 해결방안을 수립하고 필요한 조치를 취한다.
• 시정조치 및 기록관리
  • 품질책임자는 접수된 불만 및 이의제기, 분쟁 등의 내용에 대한 원인조사를 실시하여, 해당 담당자에게 원인분석 및 시정조치, 대책(시정기한 포함)을 수립토록 한다.
  • 품질책임자는 제품에 불만이 있는 경우, 인증책임자와 협의하여 해당 제품인증의 표시품을 생산 및 공급하는 업체로 하여금 불만 접수대장에 기록된 이의제기 및 불만사항에 대하여 조치를 취하도록 요청한다.
  • 접수된 내용을 조사하여 불만의 경우는 6.2항에 따라 조치한다.
  • 불만의 조치에 대하여 의뢰자가 중요한 사항에 대하여 이의 및 분쟁의 경우, 품질책임자는 의뢰자의 자세한 상황을 파악하여 불만 접수대장에 보완, 기록한다.
  • 상정된 안건에 대해 본회장은 제품인증업무 실행결과에 대한 부가서비스의 제공 등 적합한 처리방안을 결정하고, 품질책임자는 그 처리방안을 해당업무 분야별에 따라 해당 부서에 통보한다.
  • 공평성관리위원회 심의 시, 의뢰자가 요구하는 경우에는 심의과정에 출석하여 그 사유를 발표하도록 하고, 공평성관리위원회에서는 필요한 조사를 실시하여 그 처리방안을 결정한다.
  • 품질책임자는 의뢰자가 위원회 결정에 대하여 불복하여 이의 또는 분쟁의 경우에는 재조사 및 심의한다. 또한 의뢰자와의 분쟁사항에 대하여 경영책임자는 본회장에게 보고하고, 본회장은 분쟁사항이 법적소송인 경우에는 배상책임 절차서(QP-04)에 따른다.
  • 의뢰자 및 이해관계인과의 법적소송이 아닌 일반적인 분쟁사항인 경우에 품질책임자는 이에 대한 처리를 상기 6.4항에 따른다.
• 시정조치·문서화 및 유효성 평가
  • 품질책임자는 이의, 불만 및 분쟁의 처리결과 그 사항에 대하여 근본원인의 제거가 필요한 경우, 시정 및 예방조치 절차서(QP-21)에 따라 시정조치 하고, 내부심사 절차서(QP-20)에 따라 내부심사를 통하여 그 결과에 대한 유효성을 평가한다.
  • 품질책임자는 이의, 불만 및 분쟁처리 후 재발방지 대책수립이 필요한 경우, 인증책임자와 협의하여 업무개선 시 활동을 반영토록 한다.
  • 품질책임자는 이의, 불만 및 분쟁의 처리결과 내용 및 관련기록에 대해 유지·관리하여 경영검토 절차서(QP-19)에 따라 경영검토 자료로 활용한다.
• 이의 및 분쟁 시의 비용의 정산
  이의 및 분쟁 접수 시에는 관계사항의 조사, 공평성관리위원회의 개최, 결과처리를 위해 발생된 비용 등에 대하여, 품질책임자는 사전에 의뢰자와 협의하여 의뢰자 측의 요구수용으로 판정된 경우에는 본회가 부담하고, 기각으로 판정된 경우에는 의뢰자가 부담하는 것으로 한다.